基金会经费支出会计程序
阿肯色大学蒙蒂塞洛基金会基金是阿肯色大学的一部分
of Arkansas
Foundation, Inc. (the Foundation). 阿肯色大学的角色之一
at Monticello
(og体育; University) Office of Advancement is to manage the use of funds held in the
Foundation for
the benefit of og体育. 发展办公室提供程序和支持，以确保
proper
负责所有捐给og体育基金会基金的捐款. 它还处理所有付款
requests,
包括奖学金，以使用基金会的资金.
基金会基金可用于支持教学，研究和服务任务
of og体育
通过购买设备或承保与之相关的费用
these activities.
此外，基金会经费可用于其他合法的教育事业
and
发展利益. 以便在使用中提供一致性和均匀性
of these funds,
现提供以下指引:
- 所有基金会资金的授权使用必须首先满足所规定的基本限制 by the donor. 捐助者的意向指导资金的使用.
- 所有支出预期合理，有直接的大学业务 目的，并配合和加强其教育使命.
澳门自治大学负责发展和大学关系的副校长可向您咨询
并就基金会经费的支出提供意见. 在适当的时候，副校长
and/or
校长将与主管财政和行政的副校长进行磋商
Foundation's
执行董事，或与法律顾问. 财政大臣关于是否适合
expenditure is final.
来自基金会基金的许可支出
注意:所有付款请求必须有适当的文件证明
the
支出，如原始发票、收据、参与者姓名、日期等
purpose.
除捐赠人所施加的限制外，基金会资金可用于任何开支
that is a
允许使用大学的营运资金. 其他允许使用的例子
Foundation
funds include:
- 奖学金，根据捐赠标准. 奖学金将颁发给学生
通过大学的正常程序. 基金会将补偿大学
获颁基金奖学金 - 向大学帐户发还薪金及附带福利. The Foundation
will
不直接支付任何与赔偿有关的项目. 但是，可以付款 to
报销大学帐户 - 招聘教员、职员或学生的费用
- (四)为实现合理和必要的募捐性支出
the
基金会的筹款目标 - 一个校友关系的支出自然是合理和必要的，要树立一种态度
of
澳大校友对澳大的忠诚和支持 - 履行办公室职责所必需的合理支出
of the
大学校长、学术及行政会议成员 - Flowers for:
- 大学活动或对大学有益的活动
- 大学的雇员、赞助人或朋友
- 大学的雇员、赞助人或朋友的葬礼
- 由澳门大学管理层确定的合理和适当成本的个人礼品;
与本校有业务或晋升关系的人士
感谢他们的努力 - 大学官方娱乐活动中使用的酒精饮料
- 大学员工和/或客人的差旅费或餐费. The purpose
for
早餐/午餐/晚餐以及所有客人/参加者的姓名必须提供 with
the receipt - 因公务旅行的车辆里程以不超过的速度计算
the State
认可里程率 - 高速公路通行费及与商务旅行相关的停车费，带演示
of
收据可用时 - 不经常与家人举行部门社交聚会
- 为大学员工及朋友准备的节日贺卡及装饰品
- 参加促进良好大学关系的活动所产生的费用
- 宣传材料
- 大学刊物印刷
- Postage expenses
不得使用基金会资金
本基金会将不会对任何违反法律的行为进行赔偿.g., parking tickets,
moving
违反)，或任何可能危及基金会税务状况的支出.
用基金会经费购买之物品之所有权与控制
基金会资金的使用必须符合捐赠人所声明的用途.
Further,
购买的物品必须始终用于规定的目的. 购买的所有物品
Foundation
资金成为大学的财产. 既定的大学程序将
determine which
项目将被放置在大学的库存. 将进行年度清查
by the
按照大学程序确保物品位于大学内
appropriate places
并按照捐赠者的意愿加以利用.
重要的购买
以1万美元或更多的价格购买单个物品或一组类似物品
require the
og体育的财务和行政副校长，副校长事先审查
for
进步与大学关系，以及校长. 所有这些采购都会进行
through
og体育的采购办公室. 大学将向基金会索取有关项目的费用。.
Splitting of
不允许为规避这一程序而开具发票或进行采购.
在采购这些高成本项目时，og体育采购办公室将利用竞争优势
bidding procedures. 标书可通过书面或电话方式取得，并可在
least three bids
会在可能的情况下获得吗. 质量、兼容性、易用性和维护
costs are
在接受除低标以外的投标时可考虑的因素之一. Justification
for
除低标外的其他中标必须由申请人向副校长出示
for
提前书面批准. 如果批准，副校长将提交
the justification
并批准og体育采购办公室，该办公室将保留文件
the files.
基金会采购的采购和接收职责的分离
重要的是，职责要分开，以便采购和接收物品
are not performed
by the same employee. 基金会采购也将遵循同样的程序
for
将这些职责作为大学的采购分开.
处理基金会基金之付款申请
支付授权请求必须经过适当的批准. 阿肯色大学
Foundation,
Inc. 开立账户，转账，付款授权，以及
other financial
批准需要预算经理，副校长的原始签名
Advancement
和大学关系，以及校长，或他们的官方代理人根据大学
operating
procedures.
所有由基金会基金支付的请求必须得到适当的准备和支持.
Before
向基金会提交付款请求，og体育的基金会会计和
Project
Coordinator will:
- 确认请求上所有必需的签名
- 确认所有所需签名均为原件. 不允许使用签名邮票
- 验证是否附加了支持请求的文档，例如发票或 receipts
- 检查发票和收据的真实性
- Verify that invoices and receipts add up to the total amount; foot and cross foot 发票和收据，并附基础文件
- 验证项目ID和账号
- 确保所开具发票的项目/服务符合捐助者对使用“ funds
- 确保费用是根据本文件所允许使用的基金会资金
- 确保项目有足够的资金. 不会提交任何发票 用于资金不足时的支付
- 如果发票来自州外的供应商，核实是否已收取销售税. 如果没有，请将发票提交给学校，以便支付适当的使用税 remitted. 保存提交给大学的发票日志，并确保付款. 确保基金会收到帐单以偿还大学的使用税
- 确保付款授权包括支票发送的指示 直接给供应商. 任何偏离本程序的行为都必须得到主管部门的批准 校长在“邮寄支票至”一栏旁签名
- 在付款授权书上签名，以表明上述所有项目均已核实
- 立即向副校长报告任何可疑的差异或违规行为 晋升和大学关系或校长，并停止付款程序. 有关不法行为、挪用公款或欺诈的指控将依法处理 与阿肯色大学董事会的政策，包括董事会 Policy 350.1“欺诈政策”和355.1“举报人政策.
Contact Information:
澳门自治大学负责发展和大学关系的副校长
PO Box 3520
Monticello, AR 71656
(870) 460-1028
December 12, 2013